Odzież służbowa a przepisy

Pracodawca może podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej - reprezentacyjnej. Mając na uwadze odpowiedni standard pracy, Pracodawca powinien w Regulaminie Pracy umieścić zapisy o obowiązku noszenia strojów firmowych podczas wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych. Charakterystyka stroju firmowego, obowiązek i zasady jego noszenia oraz właściwego stałego oznakowania winny być szczegółowo określone w Regulaminie Pracy,  obowiązującym każdego pracownika na podstawie umowy o pracę.

Możliwe są różne rozwiązania w zakresie zaopatrzenia pracowników w odzież służbową:

1. Każdy pracownik dokona zakupu stroju firmowego indywidualnie w imieniu Pracodawcy w oparciu o wytyczne (charakterystyka elementów, kolorystyka) wskazane w Regulaminie Pracy, zaopatrzy je w dostarczone przez pracodawcę trwałe oznaczenia firmowe (nazwa, logo) i będzie korzystał z niego w czasie pracy tylko i wyłącznie podczas realizacji zadań służbowych. Pracodawca zaś będzie zwracał pracownikowi poniesione koszty zakupu ubrania służbowego do wysokości określonego limitu rocznego. Szczegółowe zapisy powinien zawierać załącznik do Regulaminu Pracy lub przepisy wewnątrzzakładowe, np. w formie uchwały zarządu, polecenia dyrekcji itp.
2. Pracodawca sam zakupi stroje firmowe dla wszystkich pracowników i przekaże im do użytkowania formułując szczegółowo w Regulaminie Pracy zasady dotyczące jego użytkowania i ewentualnego zwrotu.

  1. Czym są stroje firmowe?

Przepisy nie definiują pojęcia  stroju firmowego (ubioru służbowego) ani też pojęcia umundurowania, można jednak w oparciu o istniejące w praktyce interpretacje stwierdzić, iż strojem firmowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika. Strój firmowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia (logo pracodawcy, określona barwa, krój), powodującym, że niemożliwe czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika, a to oznacza, że winien być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków powierzonych w ramach stosunku pracy. Ważne, aby - ustalając wzory służbowych ubrań - pracodawca dostosował je do rodzaju wykonywanej przez pracowników pracy, warunków panujących na danym stanowisku, a także aby odzież ta nie naruszała godności lub innych dóbr osobistych pracowników (np. zbyt krótkie spódnice, obrażające lub ośmieszające pracowników napisy itp.). Regulamin Pracy może także przewidywać wypłacanie pracownikom zobowiązanym do noszenia stroju miesięcznego ekwiwalentu za pranie

   2.  Odzież służbowa a kodeks pracy.

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują w sposób wyraźny kwestii związanych z odzieżą służbową niebędącą odzieżą roboczą ani ochronną. Kodeks pracy praktycznie nie zajmuje się odzieżą służbową, która nie spełnia funkcji roboczej i ochronnej. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. I tak, w myśl art. 237 (8) § 1 Kodeksu pracy pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237(6) § 1 i art. 237(7) § 1, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Zgodnie z art. 237(7) Kodeksu pracy:

• § 1 Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, 2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

• § 2 Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z art. 237(9) Kodeksu pracy:

• § 1 Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.
• § 2 Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
• § 3 Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

  3. Odzież służbowa a koszty podatkowe pracodawcy

Oczywiste jest, iż wydatki pracodawcy na zakup ubrań roboczych i ochronnych mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, skoro obowiązek używania stroju wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy. W świetle powyższego obowiązek zapewnienia odzieży, a także jej prania i konserwacji lub ewentualnie wypłaty ekwiwalentu dotyczy wyłącznie odzieży roboczej, natomiast odzież używana przez pracowników działu handlowego i administracji, strój firmowy/odzież służbowa nie mieści się w pojęciu odzieży roboczej.

Obowiązek noszenia określonego przez pracodawcę stroju nie zawsze jednak wynika z przepisów BHP. Przedsiębiorcy często wyposażają swoich pracowników mających bezpośredni kontakt z klientem w jednolite stroje firmowe. Wtedy taki strój spełniać może dwie funkcje:

1. identyfikującą (klient dzięki strojowi pracownika firmy kojarzy jej markę, usługi, a także indywidualizuje firmę itp. Ta funkcja znajdzie zastosowanie np. w przypadku firm kurierskich, banków),
2. reklamową (na ubiorze naszyte jest logo firmy).

Z punktu widzenia podatku dochodowego aby zakup stroju firmowego można było potraktować jako koszt uzyskania przychodu (wydatki na reklamę) muszą być spełnione następujące przesłanki:

1. pomiędzy wydatkiem na zakup, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, czyli poniesiony wydatek musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu lub też funkcjonowanie firmy. Podatnik musi umieć wykazać, że wydatek związany z takim strojem firmowym może mieć wpływ na rozpoznawalność firmy, co pozwoli na pozyskanie nowych klientów, a także może wpłynąć na wzrost sprzedaży,
2. obowiązek posiadania takiego stroju wypływa np. z regulaminu firmy, na rzecz której wykonywana jest praca lub innych zasad działalności takiej firmy,
3. strojem firmowym może być tylko taki ubiór, który posiada trwałe cechy charakterystyczne dla określonej firmy np. logo, krój, barwa. Trwałe oznaczenie powinno być widoczne, w taki sposób, aby mogło stanowić element o funkcji reklamowej i jednoznacznie identyfikować konkretną firmę,
4. pracownik noszący taki strój ma bezpośredni kontakt z klientem,
5. strój firmowy z założenia musi utracić charakter odzieży osobistej.

Przykłady interpretacji (Joanna Szlęzak-Matusewicz, Tax Care www.taxcare.pl )  

1. Wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, jeżeli podatnik wykaże, że odzież ta utraciła charakter odzieży osobistej np. z uwagi na opatrzenie jej dla grupy pracowników cechami charakterystycznymi dla firmy (barwa, krój, logo) – wyrok NSA z 9 lutego 1999 r. (sygn. I SA/Wr 714/97).
2. W sytuacji gdy ubiór nie traci charakteru odzieży osobistej, wydatki na jego zakup, jako wydatki na cele osobiste pracownika, nie stanowią kosztów - wyrok NSA z 4 marca 2009 r. (sygn. akt II FSK 1672/07).
3. Wydatek na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej, gdy jego poniesienie uwarunkowane jest innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodu z tej działalności i służy zaspokojeniu zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej niezależnie od tego, czy prowadzi ona działalność gospodarczą. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność, iż odpowiedni wygląd może wpłynąć na wzajemne relacje z kontrahentami. Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd. Wyjątkiem od tej zasady będzie wydatek związany z zakupem odzieży, która poprzez nadanie jej charakterystycznych cech firmy (np. logo, barwa, krój) pełnić będzie funkcję reklamową. W takim przypadku odzież utraci charakter odzieży osobistej, ponieważ będzie stricte wykorzystywana na cele działalności gospodarczej - interpretacja indywidualna z 19 października 2006r. (PB/415-8/06).

  4. Od kary porządkowej, do rozwiązania umowy

Na pracowników, którzy nie przestrzegają norm dotyczących stroju w miejscu pracy można nałożyć sankcje. Zgodnie z art. 108 kodeksu pracy, może ona przyjąć formę kary pieniężnej. Nie można jednak zastosować jej w przypadku podwładnych, którzy zobowiązani są nosić strój korporacyjny ( firmowy), tutaj jedynie możliwe jest obniżenie premii uznaniowej. Jeżeli pracodawca oceni zachowanie podwładnego, jako zakłócanie ustalonej organizacji pracy, może go upomnieć lub udzielić nagany. - Wyrok SN 25 stycznia 2005 r. (I PK 153/04) potwierdził, że pracownika za brak stroju korporacyjnego, można zwolnić dyscyplinarnie, tylko wówczas, gdy swoim zachowaniem zagraża interesom pracodawcy. Jeśli natomiast do zasad nie dostosowuje się pracownik, którego stanowisko pracy wymaga stroju roboczego, to łamie on w ten sposób przepisy BHP. Zgodnie z art.52 k.p. może mu za to grozić nawet zwolnienie w trybie dyscyplinarnym.  

5.Stan prawny obowiązujący od dnia 1 stycznia 2007 r. 

Z dniem 1 stycznia 2007 r. zmieniono brzmienie art. 16 ust. 1 pkt. 28 u.p.d.o.p. (oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f.). Zgodnie z nową jego treścią, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Choć od dnia 1 stycznia 2007 r. konsekwencje podatkowe powiązano z rozróżnieniem pomiędzy reklamą a reprezentacją, przyjmując, iż pierwsza z nich w całości będzie kosztem, natomiast wydatki z drugiej grupy nie będą uwzględniane jako koszt podatkowy, ustawodawca również nie zdecydował się na doprecyzowanie tych pojęć. Wg obecnie obowiązujących przepisów zakup strojów firmowych/służbowych dla pracowników stanowi koszt uzyskania przychodu jako wydatek na reklamę, bez żadnych ograniczeń co do wysokości kosztów ale przy spełnieniu przesłanek o których pisałam wcześniej.