Odzież firmowa

Pracodawca często wyposaża swoich pracowników mających bezpośredni kontakt z klientem w jednolite stroje firmowe, które spełniają dwie ważne funkcje:

1. identyfikującą (klient dzięki strojowi pracownika firmy kojarzy jej markę, usługi, a także indywidualizuje firmę itp. Ta funkcja znajdzie zastosowanie np. w przypadku firm kurierskich, banków),

2. reklamową (na ubiorze naszyte jest logo firmy).

Odzież firmowa, dokładnie opisana a także zasady jej noszenia oraz właściwego stałego oznakowania winny być szczegółowo określone w

Regulaminie Pracy,  obowiązującym każdego pracownika na podstawie umowy o pracę.

Możliwe są różne rozwiązania w zakresie zaopatrzenia pracowników w stroje firmowe:

1. Każdy pracownik dokona zakupu indywidualnie w imieniu Pracodawcy w oparciu o wytyczne. Pracodawca zaś będzie zwracał pracownikowi poniesione koszty zakupu do wysokości określonego limitu rocznego.

2. Pracodawca sam zwróci się do producenta odzieży firmowej i zleci jej produkcję a następnie przekaże pracownikom do użytkowania formułując szczegółowo w Regulaminie Pracy zasady dotyczące jego użytkowania i ewentualnego zwrotu.

Czym jest odzież firmowa? Uważa się, że ubiór spełnia tę rolę jeśli jest trwale oznaczony logo pracodawcy i jego użytkowanie ma związek z wykonywaniem obowiązków powierzonych w ramach stosunku pracy.

Ważne, aby – ustalając wzory odzieży firmowej – pracodawca dostosował je do rodzaju wykonywanej przez pracowników pracy, warunków panujących na danym stanowisku, a także aby odzież ta nie naruszała godności lub innych dóbr osobistych pracowników (np. zbyt krótkie spódnice, obrażające lub ośmieszające pracowników napisy itp.).

Regulamin Pracy może także przewidywać wypłacanie pracownikom zobowiązanym do noszenia stroju służbowego miesięcznego ekwiwalentu za pranie stroju służbowego.

Z punktu widzenia podatku dochodowego aby zakup odzieży firmowej można było potraktować jako koszt uzyskania przychodu (wydatki na reklamę) muszą być spełnione pewne przesłanki: wśród nich ważne jest aby producent odzieży firmowej zabezpieczył trwałe cechy charakterystyczne dla określonej firmy np. logo, krój, barwa. Trwałe oznaczenie powinno być widoczne, w taki sposób, aby mogło stanowić element o funkcji reklamowej i jednoznacznie identyfikować konkretną firmę.

Wg obecnie obowiązujących przepisów zakup odzieży firmowej dla pracowników stanowi koszt uzyskania przychodu jako wydatek na reklamę, bez żadnych ograniczeń co do wysokości kosztów ale przy spełnieniu określonych przesłanek. Więcej na ten temat piszę na blogu https://www.dresscode.pl/blog-dressschool/odziez-sluzbowa-a-przepisy/